CRM Handlowiec ma dostęp do szeregu modułów, najważniejsze z nich to kartoteki, wizyty oraz zestawienia.
Kartoteki
Pozycje szczegółowe zakładki menu KARTOTEKI wyświetlają kartoteki asortymentowe, kontrahentów, pracowników. Pozycja menu Asortyment wyświetla listę kartotek towarowych, oferowanych przez handlowców. W kartotece aktywna są funkcje: dopisania, edycji, podglądu oraz zestawienie obrotów dla kartoteki. Pola obowiązkowe przy dopisaniu kartoteki to INDEKS i NAZWA ARTYKUŁU. Do kazdej kartoteki możliwe jest przypisywanie dowolnej ilości komentarzy i uwag, dodwanie załączników w postaci dowolnych plików oraz zdjęć. Kontrahenci i Pracownicy
Pozycja menu KONTRAHENCI I PRACOWNICY wyświetla listę kartotek kontrahentów. W kartotece aktywne są funkcje: dopisania, edycji i podglądu kartoteki oraz zestawienie obrotów. Opisane funkcje uruchamiane są przez polecenia z paska poleceń lub wybór pozycji listy zadań wyświetlanej przez użycie prawego przycisku myszy. Kartoteka kontrahenta dopisywana jest przez użycie polecenia DOPISZ. Dane kontrahenta zapisywane są w wyświetlonym formularzu. Podstawowe dane adresowe klienta dotyczą siedziby firmy, a nie miejsc działalności do których kieruje się handlowiec. Miejsca wizyt zapisuje się w skorowidzu ODDZIAŁY.Polem obowiązkowym przy dopisani kartoteki jest NAZWA. Kartoteka zostaje zapisana przez użycie polecenia ZAPISZ. Po dopisaniu kartoteki zostaje wyświetlony komunikat informujący o wykonaniu operacji. Okno dopisania należy zamknąć przez użycie przycisku . Dopisana kartoteka jest oznaczona jako aktywna – znacznik w polu AKTYWNA. Kartoteki, które nie są oznaczone jako aktywne nie są dostępne w dokumentach magazynowych w skorowidzu kontrahentów.
Oddziały
Dla każdego kontrahenta należy dopisać co najmniej jeden oddział (stanowiący centralę – siedzibę firmy) Lista oddziałów jest listą adresową dotyczącą miejsc do jakich handlowiec może jeździć. Dane podstawowe w kartotece kontrahenta dotyczą danych siedziby firmy, a oddziały oznaczają miejsca odwiedzin. Z menu mamy dostęp do pozycji formularza dopisywania nowego oddziału oraz możliwość przeglądania i edycji istniejących oddziałów.
Kontakty
Dla każdego kontrahenta i jego oddziału można dopisać dowolną ilość kontaktów – czyli osób i możliwości skontaktowania się z nimi. W poziomu menu mamy dostęp do dwóch opcji, dopisywania nowego kontaktu oraz przeglądania istniejących kontaktów z opcją edycji zapisanych danych. Formularz dopisywania kontaktu cechuje konieczność wybrania oddziału kontrahenta powiązanego z kontaktem, czyli każdy kontakt musi być skojarzony z oddziałem.
Wizyty
Sekcja udostępnia funkcje dopisywania nowych spotkań z klientami oraz zarządzanie procesem spotkań i ewidencją informacji zbieranych podczas spotkań. Rejestrowanie nowej wizyty rozpoczyna się od wprowadzenia informacji podstawowych pozwalających zapisać nowy dokument w rejestrze wizyt planowanych. Planowana nowa wizyta powinna mieć określony tytuł charakteryzujący spotkanie, oraz wybrane ze skorowidza informacja o rodzaju wizyty oraz celu jaki chcemy osiągnąć. Następnie mamy do wypełnienia informacje o dacie planowanego spotkania, terminie ostatecznej realizacji, oraz datę zgłoszenia potrzeby takiego spotkania. Dane dotyczące kontrahenta związanego z danym spotkaniem możemy wpisać „z ręki” do poszczególnych okienek formularza lub wyszukać ze skorowidza kontrahenta z kartoteki (aby odszukać klienta należy w okienku wpisać jego nazwę, miejscowość lub NIP) Przykładowo jeżeli wpiszemy WAR, to wyświetlone zostaną kartoteki Kleinów z Warszawy. Uwaga: handlowiec może wybrać klientów tylko przypisanych do niego – widocznych w jego kartotece kontrahentów. W ten sposób ograniczamy listę wyboru firm tylko do tych, którymi się opiekuje dany handlowiec. Zapisana wizyta znajduje się w rejestrze wizyt planowanych, a program oczekuje na wprowadzenie kolejnej wizyty.
Planowane wizyty
Wyświetla rejestr wizyt zaplanowanych do wykonania dla zalogowanego handlowca. Handlowiec może daną wizytę zmodyfikować, anulować, przydzielić innej osobie. Kolumna PRIORYTET pozwala określić ważność wykonania danej wizyty – aby zmienić priorytet należy wybrać polecenie z MENU Edycja lub kliknąć 2 kotnie na kolumnie Priorytet. Wyświetli się wówczas się formularz wyboru.
Wizyty znajdujące się w rejestrze wizyty planowane można przenieść do innych rejestrów korzystając z funkcji zmiany statusu, wybierając polecenie z MENU Edycja lub klikając 1 krotnie na kolumnie Status. W celu realizacji zaplanowanej wizyty należy ją przenieść do rejestru wizyt w trakcie realizacji, aby móc edytować dane związane z przebiegiem spotkania, rejestracją pozycji zamówienia czy wprowadzenia planów zamówień klienta.
Wizyty w trakcie realizacji
Kolejny rejestr w programie CRM.net to wizyty w trakcie realizacji, z tego zpoziomu handlowiec wprowadza informacje o danej wizycie.
Formularz rejestracji danych związanych z wizytą handlowca u klienta, zawiera informacje o:
§ Miejscu wyjazdu – wybór ze skorowidza, który zawiera wszystkie miejsca oddziałów kontrahentów danego handlowca
§ Miejscu przyjazdu – wybór ze skorowidza, który zawiera wszystkie miejsca oddziałów kontrahentów danego handlowca
§ Wykorzystanym samochodzie służbowym – skorowidz samochodów definiowany przez Administratora
§ Ilości przejechanych kilometrów – długość trasy jaka była potrzebna na pokonanie dystansu, aby dotrzeć do danego punktu klienta
§ Czas spotkania – godzina rozpoczęcia i zakończenia spotkania
§ Okienko na wpisanie dowolnego komentarza związane z wizytą.
Formularz pozwalający na zanotowanie przez handlowca informacji związanych z działaniami jakie mają zostać podjęte. Handlowiec może wprowadzić wymagane opinie i działy firmy dotyczące wizyty i ustaleń, działania korygujące o jakie prosi klient związane z ofertą, procesem sprzedaży czy prowadzeniem serwisu. Ponadto można oznaczyć osoby z firmy jakie mają być powiadomione o tej wizycie, określenie osoby odpowiedzialnej za załatwienie problemów czy zamówienia oraz okienko na wpisanie dowolnych uwag.